Hinweis auf Abmahnrisko bei Formularen

Im nachfolgenden Beitrag möchten wir Euch auf einige beachtenswerte Dinge in Verbindung mit der Nutzung des im soz.is-Redaktionssystem integrierten Formularsystems hinweisen.

Rechtsberatung an sich ist den rechtsberatenden Berufen vorbehalten. Insofern können wir Euch nur Tipps geben, die aber letztlich rechtlich unverbindlich bleiben müssen.

Wir zielen mit diesem Beitrag nicht auf Datenschutzfragen ab, sondern auf ein bestehendes Risiko auf Abmahnung. Wir geben Dir auch Hinweise dazu, wie Du das Risiko gering halten kannst.

Erfassung von Daten über Formulare

Grundsätzlich gilt – nicht erst seit Einführung der DSGVO – dass die Erfassung und Verarbeitung von (personenbezogenen) Daten über Eure Website auf rechtlichen Grundlagen fußt, die zu beachten sind. Dazu können Euch in der Regel die entsprechenden Stellen innerhalb der Parteiorganisation genauere Auskunft und Hilfestellung geben.

Mit unserem Formularsystem im soz.is-Redaktionssystem ist es möglich, dass Du Formulare erstellst und auf der Website veröffentlichst, mit denen Daten Besucherinnen und Besuchern Daten erfassen und zu Euch übermitteln können. Das kann zum Beispiel durch ein Kontaktformular oder ein Formular zur Anmeldung für eine Veranstaltung erfolgen. 

Weitere Infos zum Anlegen von Formularen findest Du hier: 

Wie ist das mit den Kontaktformularen?

Benachrichtigungen des Formularsystems

Das Formularsystem Deiner Website ist in der Grundeinstellung so konfiguriert, dass eine Benachrichtigung per E-Mail erfolgt, wenn eine Besucherin oder ein Besucher Deiner Website ein veröffentlichtes Formular ausfüllt und absendet. Die Benachrichtigung per E-Mail erfolg dabei an die E-Mail-Adresse, die für die Administratorin / den Administrator Deiner Website hinterlegt ist. 

Das System ermöglicht Dir, dass Du

1. mehrere unterschiedliche Benachrichtigungen per E-Mail für ein Formular einrichtest und
2. die einzelnen Benachrichtigungen auch an andere E-Mail-Empfänger geschickt werden können.

Hierzu ein Beispiel: Wenn Du ein Anmeldeformular für einen Parteitag einrichtest, ist es möglich, dass Du eine zweite Benachrichtigung mit den Daten aus dem ausgefüllten Anmeldeformular an die Person schickst, die sich hauptamtlich um die Akkreditierung aller Delegierten zum Parteitag kümmert. 

Benachrichtigungen an unmittelbar zuvor erfasste E-Mail-Adressen

Für unseren Hinweis auf Risiken mit Formularen ist es nun wichtig zu verstehen, dass es ebenso möglich ist, dass Du eine Benachrichtigung vom Formularsystem auch an eine E-Mail-Adresse senden lassen kannst, die unmittelbar zuvor über das ausgefüllte Formular erfasst wurde.

Wie Du in Benachrichtigungen auf Daten aus einzelnen Formularfeldern zurückgreifen kannst, erläutern wir Dir hier:

Wie ist das mit den Kontaktformularen?

Bleiben wir im Parteitags-Beispiel: Du richtest eine Benachrichtigung per E-Mail ein, die automatisch als Anmeldebestätigung jeweils an genau die E-Mail-Adresse geschickt wird, die zuvor im Anmeldeformular für den Parteitag von der Delegierten oder dem Delegierten eingegeben wurde. 

Diese Anmeldebestätigung wird aus dem System unmittelbar verschickt, nachdem das Anmeldeformular auf der Website von der Delegierten oder dem Delegierten abgeschickt wurde.

Sie oder er erhält dann per E-Mail diese Benachrichtigung.

Wo liegt das Risiko?

Nun zum Risiko, das mit einer solchen Konfiguration verbunden sein kann.

Eine Euch nicht gewogene Person könnte das Formular missbrauchen:

Sie testet das Formular zunächst aus und trägt im Formular die eigene E-Mail-Adresse ein. Sie schickt das Formular ab und merkt: Unmittelbar nach dem Absenden des Formulars erhalte ich eine Benachrichtigung per E-Mail. Diese Kenntnis nutzt die Person nun aus: Sie füllt das Formular nochmals aus, trägt dabei aber die E-Mail-Adresse einer - ihr möglicherweise bekannten - anderen, dritten Person ein. Diese Person erhält nun eine E-Mail-Benachrichtigung, OHNE dass sie selber das Formular ausgefüllt hat. Diese dritte Person fühlt sich nun durch die von Eurer Website verschickte Benachrichtigung per E-Mail belästigt und mahnt Euch wegen unzulässig zugeschickter Werbe-E-Mail ab.

Solche Fälle wurden in der Vergangenheit schon von verschiedenen Gerichten im Hinblick auf Double-Opt-In-Benachrichtigungen, die Werbung enthielten, zu Ungunsten der Betreiber von Websites entschieden. Double-Opt-In-Benachrichtigungen sind die E-Mails, die man erhält, wenn man die Aufnahme in einen E-Mail-Verteiler über einen Bestätigungslink aktivieren soll.

Inzwischen gehen viele Entscheidungen der Gerichte zu solchen Fällen davon aus, dass gerade dann die Zustellung von unverlangten E-Mails wirksam abgemahnt werden kann, wenn der Inhalt der E-Mail Werbezwecken dient. Viele Menschen fühlen sich durch solche Werbung gestört.

Unsere Empfehlungen für Dich

• Du solltest Formulare im soz.is-Redaktionssystem generell so einstellen, dass Benachrichtigungen per E-Mail nicht automatisch an E-Mail-Adressen geschickt werden, die unmittelbar zuvor im Formular erfasst wurden. Eher solltest Du Bestätigungen manuell und nicht automatisiert verschicken. So kannst Du besser kontrollieren, wem Du eine Nachricht schickst.
• Wenn Du ein Formular dennoch so einstellst, weil Du der oder dem Ausfüllenden des Formulars unmittelbar eine E-Mail-Nachricht zukommen lassen willst, gehst Du ein geringeres Risiko ein, wenn die automatische E-Mail-Benachrichtigung vollständig werbefrei bleibt und eher nur einen technischen Hinweis beinhaltet. Erforderlich ist allerdings, dass Deine E-Mail-Benachrichtigung vollständige Kontaktdaten von Dir / von Euch als Absender enthält. Dabei ist zu beachten, dass ein Hinweis wie "Besuchen Sie unsere Website unter xyz.de" in den Absender-Kontaktdaten allerdings schon als Werbung interpretiert werden könnte und daher vermieden werden sollte.

Zum Abschluss möchten wir Dich noch auf einen Beitrag hinweisen, der Informationen dazu beinhaltet, wie Du vermeidest, dass über veröffentlichte Formulare auf Deiner Website SPAM verursacht wird:

Spamvermeidung in Formularen